Incorporación de Recursos Humanos en las Pymes
(Viviana Santinón)
Hemos decidido titular así el presente artículo debido a que no sólo involucra el proceso de reclutamiento y selección como típicamente se lo conoce, sino que también incluye importantes etapas previas y posteriores a éste, sin las cuales la eficiencia de la incorporación de una persona a la organización se ve comprometida, con tendencia al fracaso.
Considerando que las pequeñas y medianas empresas (PyMes) poseen algunas características particulares, como la falta de políticas internas respecto de recursos humanos (RH) y generalmente con un bajo grado de profesionalización en los niveles superiores (dirección y conducción), el profesional en ciencias económicas que las asesora en temas impositivos, contables, de administración, aparece como un participante clave para colaborar en el proceso de incorporación de RH.
Como se aprecia en la figura 1, la planificación de los RH, es una etapa previa a la selección y es fundamental debido a que las organizaciones que cuentan con el personal idóneo, en el lugar apropiado y en el momento oportuno, son las que presentan diferencias competitivas sobre el resto.
La planeación de RH “es el proceso de anticipar y prevenir el movimiento de personas hacia el interior de la organización, dentro de ésta y hacia fuera.”[1]
Una planeación eficaz de RH requiere de tres elementos:
Pronóstico de la demanda: implica definir la cantidad y tipo de personas necesarias para cumplir con los objetivos de la organización.
Pronóstico de la oferta: se analiza la oferta externa (mercado) y la disponibilidad interna (inventario de RH, cuadros de reemplazo, análisis rotación) Implica responder cómo y dónde hallar los candidatos adecuados.
Equilibrio entre oferta y demanda: generará las distintas opciones que tiene la empresa para cubrir determinada demanda laboral, por ejemplo, contratar part time, full time, utilizar horas extras, etc.
La solicitud de personal es el requerimiento que realiza quien debe cubrir una vacante. En las grandes organizaciones se exterioriza a través de un documento escrito similar a las requisiciones de materiales. Sin embargo, en las PyMes, generalmente se comunica en forma oral al dueño de la organización que se ha producido una vacante sin más detalles que el nombre del puesto. Este tipo de comunicación informal e incompleta es el principio de una serie de errores que pueden ocasionar el fracaso del proceso de incorporación de RH.
Por este motivo, la solicitud de personal debe incluir los motivos por los cuales se realiza el pedido (despido, renuncia, etc), asumiendo la responsabilidad del mismo.
Acompañando dicha solicitud, encontraremos la descripción del perfil. En este caso, se describen:
v Características básicas del puesto: nombre del cargo, detalle de tareas que involucra, responsabilidades que comprende.
v Requerimientos del puesto: se refiere a los requisitos intelectuales, físicos y actitudinales que el cargo exige.
En ausencia de un área específica de RH, el profesional en ciencias económicas junto con el dueño de la PyMe y/o quien solicita la incorporación de una persona (supervisor inmediato), podrán elaborar esta descripción y análisis del puesto, que se utiliza como base para realizar el reclutamiento.
Cabe aquí comentar la diferencia entre los procesos de reclutamiento y selección de personal[2]. Mientras que el primero está orientado a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización, el segundo tiene como objetivo específico escoger entre los candidatos reclutados a los más adecuados para satisfacer las necesidades de la organización. Por lo tanto, podemos decir que el reclutamiento es un proceso de tipo positivo (en la medida que atrae) y la selección es negativa (en la medida que elige, filtra, rechaza).
El reclutamiento puede realizarse dentro o fuera de la organización. En el primer caso se denomina reclutamiento interno o job posting y en el segundo caso reclutamiento externo.
Mediante el job posting se aprovecha la inversión previa que se haya realizado en capacitación y desarrollo del personal, motivando a los empleados quienes pueden apreciar posibilidades de progreso dentro de la organización. En tanto es más económico y rápido que el reclutamiento externo, exige la implementación previa de planes de carrera y evaluaciones de desempeño del personal, para evitar promociones, transferencias o ascensos erróneos.
A través del reclutamiento externo se convoca a personas ajenas a la organización, y los medios más utilizados son los siguientes:
· Publicación de avisos en diarios
· Agencias y consultoras de reclutamiento
· Instituciones educativas, sindicatos y asociaciones gremiales
· Presentación espontáneas de CV
· Recomendaciones
· E-recluting
La elección del medio de reclutamiento externo, dependerá de la evaluación de las ventajas y desventajas que presenta cada uno de ellos.
Realizado el reclutamiento, nos encontramos con la recepción de los candidatos; contando con sus CV se verificará que las cualidades del candidato se ajustan a la descripción del perfil solicitado. De esta manera, sólo quienes cumplan con los requisitos pasarán a la siguiente etapa: entrevista inicial. Generalmente, dicha entrevista es llevada a cabo por el profesional a cargo del proceso de selección, sin contar aún con la presencia de quien será el superior de la persona a contratar.
La entrevista puede ser estructurada (preguntas predeterminadas) o no estructurada (preguntas no previstas, se tratan diferentes temas a medida que se presentan); individuales o grupales; de resolución de problemas o situacionales.
El entrevistador deberá preparar la entrevista, estableciendo previamente la información que requerirá de los candidatos y aquella que brindará respecto de las características y responsabilidades del puesto. Se debe evitar cometer alguno de los siguientes errores:
· No establecer un clima de confianza
· Omitir preguntas clave
· Guiar al candidato a responder de una manera predeterminada
· Aceptar o rechazar un candidato por factores ajenos al desempeño potencial
· Hablar en exceso
Quienes superen la entrevista inicial, continuarán el proceso de selección realizando distintos tipos de evaluaciones, entre ellas:
Ø Evaluaciones técnicas (conocimientos)
Ø Evaluaciones psicológicas (personalidad)
Ø Evaluaciones de antecedentes (referencias)
Habiendo obtenido resultados favorables en las evaluaciones, los candidatos tendrán una entrevista final. En este caso participará la persona que lo supervisará (responsable de línea) ya que es quien tiene en último término la responsabilidad de decidir respecto de la contratación del nuevo empleado, y de esta manera se evitará contratar a personas que no cumplan con los requisitos solicitados por éste. En esta entrevista se intercambian aspectos más intrínsecos del puesto tales como: horarios, remuneración, beneficios sociales, etc.
Seguramente, contaremos con dos o tres candidatos que habrán superado la entrevista final, a quienes se les realizará una evaluación médica, para corroborar su estado de salud. La organización puede, por razones de costo, realizar esta prueba médica una vez que decidió a quien contratar.
Con todos los elementos proporcionados por la entrevista final y los resultados de la evaluación médica, se estará en condiciones de tomar una decisión sobre el candidato que cubrirá la vacante, finalizando así el proceso de selección.
Sin embargo, las instancias siguientes son relevantes ya que sin ellas el proceso de incorporación de RH no se encuentra finalizado. Nos referimos a:
Ofrecimiento del puesto a la persona elegida: se trata de la comunicación formal de la decisión, generalmente a cargo del futuro supervisor.
Aceptación e incorporación: la persona acepta el puesto y se formaliza la incorporación a la organización.
Inducción[3]: tiende a posibilitar en el menor tiempo posible, la integración del individuo al puesto, al grupo de trabajo y a la organización. Comprende el período que se inicia con la admisión de la persona elegida (introducción) hasta el momento en que su rendimiento productivo es considerado normal (adaptación). De esta manera se establecen un programa de introducción y otro de adaptación. El programa de introducción proporciona informaciones elementales, útiles y precisas que le permiten al nuevo empleado un conocimiento rápido del ambiente de trabajo. Se podrán utilizar folletos, videos, etc. El programa de adaptación le permitirá comprender aspectos sociales, técnicos y culturales de la actividad. Es un proceso crítico para la mutua aceptación que debe producirse entre el nuevo empleado con el grupo y la organización.
De esta manera, aún no resolviendo la carencia de un área específica de recursos humanos, el profesional en ciencias económicas que considere las recomendaciones presentadas en este artículo, podrá ayudar a quienes dirigen las PyMes a lograr una gestión eficaz en el proceso de incorporación de RH.
[1] Sherman, Bohlander y Snell: “Administración de Recursos Humanos”. Ed. Thomson, 12º edición, 2001.
[2] Chiavenato, Adalberto: “Administración de Recursos Humanos”. Ed. Mc Graw Hill, 2ª edición, 1997.
[3] Mucci, Oscar: artículo sobre Inducción, presentado en la cátedra de Administración de Personal, Facultad de Ciencias Económicas y Sociales, Universidad Nacional de MdP
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